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入稿

賃貸仲介の業務にはムダが潜んでいる?効率化できる“5つ”のこと

はじめに

少子高齢化の影響を受け、賃貸仲介業界でも多くの企業が人手不足に悩まされています。「反響対応や追客になかなか手がまわらない」「生産性が思うように上がらない」と不安を抱える方も多いのではないでしょうか。

大切なのは、普段の業務を見なおして、効率化をはかることです。業務のなかのムダを洗いだすことによって、生産性は大きく向上します。

今回は「賃貸仲介におけるムダの省き方・効率化の方法」をテーマに、具体的な効率化の手法をわかりやすく説明します。効率化による収益向上を目指すために、ぜひご一読ください。

賃貸仲介業界が抱える“課題”とは?

まずは、賃貸仲介業界がいま抱えている課題について、大きく3つの観点から紹介します。

(1)慢性的な人手不足

多くの賃貸仲介店では若手の採用難が続いており、慢性的な人手不足に陥っている状況です。総務省の調査(※)によれば、不動産業界の85.9%(2016年時点)を従業員数「1~4人」という小規模の事業者が占めています。

また、2015年~2030年のあいだに15歳~64歳の人口は853万人も減少する(※)といわれており、人手不足は加速する一方です。人手が足りなければ通常の業務にも大きな支障が出るため、なんらかの対策が必要です。

※参考:不動産業ビジョン2030 参考資料集(p7・p47)|国土交通省(PDF)

(2)対応スピードがそのまま差別化になること

賃貸仲介業界の特徴として、反響対応や追客のスピードがそのまま企業の「強み」になることが多いです。不動産ポータルサイト利用者の多くは、部屋探しの際に複数の賃貸仲介店に問合せしています。

そのため、競合他社のなかでいちばん先に利用者と接点をもたなければ、優先的に来店や成約につなげられないのです。しかし、人手不足のなかで対応速度を上げることは困難で、多くの店舗がジレンマを抱えています。

(3)残業の増加

賃貸仲介業界では、お客様の問合せに対していかに迅速に、かつ柔軟に応えられるかが成果に直結します。必然的に、会社に残る時間が増え、「休日出勤をしてまでお客様に対応する」という人も少なくないようです。

また、業務は反響対応や追客だけでなく、接客や内見、重要事項説明、物件オーナーとの交渉など、多岐にわたります。さらに慢性的な人手不足もあいまって、残業の増加につながっている状況です。

パーソル総合研究所が2018年2月に公表した調査結果(※1)によれば、不動産業界で月30時間以上残業している人の割合は全産業中4位で、31.8%にのぼります。一方で政府は、労働環境を見なおすための働き方改革を推進中です。

2019年から「働き方改革関連法案」が施行され、原則として「月45時間・年360時間」を超える残業には罰則が科されるようになりました(※2)。残業の削減は、喫緊の課題といえます。

※参考1:パーソル総合研究所×東京大学 中原淳准教授 「希望の残業学プロジェクト」 会社員6,000人を対象とした残業実態調査の結果を発表~月60時間以上残業する人の特徴:「幸福度」は高いが、 健康リスクは残業しない人の約2倍~|パーソル総合研究所
※参考2:働き方改革特設サイト|厚生労働省

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賃貸仲介において業務を効率化するメリットとは?

上述したように、業界全体として業務の効率化や生産性の向上が求められている状況です。
ここでは、業務の効率化をはかるメリットについて大きく3つ紹介します。

(1)コア業務に集中できるようになる

書類の作成や物件登録など、いまでも人力でこつこつ進めている業務があるでしょう。こうした事務作業が効率化されれば、物件提案や内見などのコア業務にもっと時間を使えるようになります。

その結果、営業担当者がお客様と向き合える時間が増え、企業としての信頼性や顧客満足度の向上が期待できます。

(2)集客力アップにつながる

ITシステムを活用して業務の効率化をはかれば、集客力の向上にもつながります。例えば、反響に対する返信をシステムで自動化することで、お客様の来店意欲が高いうちに接点をもち、来店を促進することが可能です。

また、製品によってはポータルサイトへの物件登録を効率化して、その際に魅力的な広告文を考案してくれるものもあります。こうした業務効率化ツールの豊富な機能によって、店舗への集客を増やせるのです。

(3)従業員の退職リスクを軽減できる

慢性的な人手不足で残業が増えている職場では、従業員に大きな負担がかかっており、結果として退職につながるリスクがあります。

そこで、業務の見なおしやITツールを導入して効率化を実現すれば、残業を削減することが可能です。従業員の心理的・肉体的なストレスも軽減でき、退職リスクの軽減につながるでしょう。

ITシステムで効率化できる“5つ”の業務とは?

効率化をはかるには、賃貸仲介業界の業務支援に特化した「ITシステム・ツール」を導入するのもひとつの手です。製品によっても異なりますが、こうしたシステムには反響対応や追客、顧客情報の管理などの、さまざまな業務を効率化できる機能が搭載されています。
そこで、業務支援ツールによって効率化できる5つの業務を紹介します。

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(1)物件入力

不動産業者の専用サイトから物件情報を探しだし、ポータルサイトへ入力するのは骨が折れる作業です。1件1件登録してコメントを記入する必要があるので、多くの時間が割かれているかもしれません。

こうした物件登録も、ITシステムの導入によって効率化が可能です。ITシステムを導入すれば、ポータルサイトが複数ある場合でも一括で入稿でき、製品によっては物件情報のコメントを自動で考案するものもあります。

物件入力の手間が省けるだけでなく、ポータルサイトからの集客率も同時に向上できるのが魅力です。

≪一緒に読みたい記事≫賃貸管理システムは使うべき?システム導入で変わる“7つ”のこと

(2)反響対応

ポータルサイトや自社ホームページからの問合せに対して、1件1件人力で対応するのは多くの時間がとられます。ここに反響管理のITシステムを導入すれば、反響対応そのものを自動化できます。

例えば、お客様の要望別にメールを自動返信したり、営業スタッフを自動でアサインしたりできます。提供会社によっては、カスタマーサポートがメール文面の考案を支援する場合もあります。

反響対応が迅速になり、さらに返信用のメール文面が最適化されることで、より来店率を高めることができるでしょう。

≪一緒に読みたい記事≫不動産・賃貸仲介の反響にまつわる「3つの悩み」と「9の解決策」

(3)顧客情報の管理

顧客情報を紙やExcelファイルで管理していると、どうしても紛失リスクや引き継ぎの難しさといった問題が生まれてしまいます。その点、ITシステムを導入すれば、顧客情報の一括管理が可能です。

お客様ごとに「営業がどんな物件を提案したか」「アプローチの進捗はどれくらいか」などが可視化され、追客もしやすくなります。製品によってはお客様からの反響内容を分析し、反響対応や追客の手法を改善することも可能です。

顧客情報の管理がシステム上で行われることで、ファイリングの手間が省け、引き継ぎ時の伝達ミスも減らせるでしょう。

≪一緒に読みたい記事≫不動産・賃貸仲介における顧客管理の“悩み”を解消するには?|CRM活用法

(4)追客

お客様ごとに部屋探しに対する優先度や希望物件が異なるため、追客が思うように進まないケースもあるでしょう。また、成約につながるかが読めないため、労力と成果がつり合わないケースもあるかもしれません。

しかし、追客支援の機能をもつITシステムであれば、追客の効率化・最適化をはかれます。例えば、お客様の希望物件がポータルサイトに登録されたら、システムが最適なタイミングを判断して自動で追客メールを送ることも可能です。

営業スタッフが追客に費やす時間を減らせるだけでなく、お客様からの返信率もより高められるでしょう。

≪一緒に読みたい記事≫「追客の手法・メリットとは?追客にありがちな“悩み”と解決法も紹介!」

(5)重要事項説明

重要事項説明の際は、基本的にお客様に来店してもらいます。しかし、新型コロナウイルスの流行によって外出が難しくなり、日程変更を余儀なくされるケースもあるかもしれません。

最近では、重要事項説明をオンラインで行える「IT重説」向けのシステムも導入されています。

IT重説とは、Web会議システムのしくみを使って、遠隔でも重要事項の説明ができるツールのことです。パソコンとネットワーク環境さえあれば、お客様は来店不要で説明を受けられるため、非常に便利です。店舗側も、宅地建物取引士が出社する必要がなくなるため、在宅勤務の導入につなげやすくなります。

業務効率化のITシステムを選ぶポイントとは?

最後に、業務支援システムの選び方について、4つのポイントを紹介します。
実際にシステムを導入する際の、参考にしてみてください。

(1)必要な機能があるか

業務支援システムは多くの会社から発売されており、製品ごとに機能が異なります。そのため、自社にとって必要な機能があるかどうかで選ぶことが大切です。

また、幅広い機能があっても使わない場合があるので、機能の「多さ」ではなく「深さ」で選ぶことをおすすめします。

例えば、反響対応の遅さに課題がある場合は、「返信を自動化できる」「シナリオ別にメールを配信できる」などの機能が充実している製品を選ぶようにしましょう。

(2)返信に柔軟性があるか

反響対応のツールを検討している場合は、返信に柔軟性があるかどうかも確認するとよいでしょう。お客様によって、希望物件や部屋探しに対する情熱の度合いは異なります。

そのため、お客様の状況に合わせてシナリオ別にメールを配信できたり、自動返信と手動での返信を使い分けられたりするツールを選ぶとより効果的です。

≪一緒に読みたい記事≫不動産の「反響対応・追客メールに返信がこない」を解決する“10”の方法

(3)操作が簡単か

ITシステムを導入するときによくあるのは、「操作が難しくて結局使いこなせなかった」という課題です。そのため、できるだけ操作しやすい製品を選ぶようにしましょう。

例えば、「必要な機能をすぐに立ち上げられる」「クリックやドラッグなど、簡単な操作で作業できる」ツールであれば、現場にもスムーズに導入できます。

(4)サポート体制があるか

システムの操作方法で困ったときに、すぐ相談にのってもらえる「サポート体制の有無」を事前に確認しておきましょう。外部のスタッフに迅速に対応してもらえれば、導入後のトラブルを防げます。

また、サポート体制については、その充実度も確かめることをおすすめします。

例えば、「電話だけでなくメールやチャットでも支援してもらえる」「サポートスタッフが賃貸仲介業務に詳しい」という会社であれば、より安心です。

※参考:直感的に使えてサポートも充実 反響対応・顧客管理が手軽にできる|CHINTAI BB

まとめ

賃貸仲介でITツールを導入する際は、「自社にとって必要十分な機能があるか」「サポート体制が充実しているか」が大切です。

当社でも、反響対応・追客を効率化できるITツール「CHINTAI BB」を提供しています。年間10万人の顧客対応で学習したシステムを搭載しているため、たんなる返信ではなく、不動産仲介業務の実態に即した自動回答が可能です。

また、追加物件の紹介や顧客管理も一元化できるなど、必要な機能が網羅(もうら)されています。さらに、不動産業界・マーケティングを熟知したスタッフによるサポート体制も万全です。

賃貸仲介における業務効率化に役立つサービスですので、現状にお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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