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賃貸管理システムは使うべき?システム導入で変わる“7つ”のこと

はじめに

賃貸管理において、物件や入居者の情報を紙やExcelファイルでばらばらに管理している企業は多いでしょう。書類や帳票の作成に時間がかかる、クレーム発生時に対応が遅れる、といった問題を抱える企業も少なくありません。こうした課題を解決できるのが、賃貸管理にかかわる情報を一元管理できる「賃貸管理システム」です。

今回は、賃貸仲介システムのメリットや、システム選びのポイントなどをわかりやすく紹介します。

そもそも賃貸管理システムとは?

賃貸管理システムとは、賃貸管理に関する情報を一括で管理し、業務の効率化をはかれるITシステムです。具体的には、入居者の情報を物件ごとに管理する、契約書類や帳票を簡単に作成する、ポータルサイトへの入稿を自動化するなどの機能があります。

紙ベースでばらばらに管理していた情報を一元化できるので、社内での情報共有がスムーズになり、組織全体の生産性を高めることが可能です。

その結果、入居者からのクレームに迅速に対応できたり、オーナーへの報告をスムーズに行えたりできるようになり、顧客満足度の向上にもつながります。

≪一緒に読みたい記事≫不動産にITを導入する必要性とは?|賃貸仲介がITで変わる“4つ”のこと

賃貸管理システムの主な機能とは?

製品によっても異なりますが、賃貸管理システムにはおもに以下のような機能が搭載されています。

  • ◆入居者情報の管理……個人情報や更新日時、家賃の入金状況などを入居者ごとに管理できます。
  • ◆物件登録……自社ホームページや複数のポータルサイトに、物件情報を効率良く登録できます。
  • ◆更新・解約時の対応……入居者の更新・退去時に、契約書や合意書などを自動で作成できます。
  • ◆精算管理……物件ごとの家賃や収支を自動で計算して、精算書としてオーナーに送信できます。
  • ◆修繕依頼の管理……入居者からのクレームや修繕依頼をまとめ、効率よく業者へ発注できます。

そのほか、「重要事項説明」の書類作成や「入出金管理」、「家賃の督促」など、さまざまな業務を効率化できます。

賃貸管理システムを導入する“7つ”のメリットとは?

ここでは、賃貸管理システムを導入するメリットを大きく7つ紹介します。

(1)作業のスピードが上がる

賃貸管理に関するさまざまな書類を、システム上で迅速に作成できる点が大きな魅力です。例えば、入居者と契約を結ぶ際、重要事項説明や賃貸借契約書、連帯保証人契約書と数多くの書類が必要になります。

賃貸管理システムでは、入居者の情報を登録さえすれば、これらの書類をワンクリックで自動作成することが可能です。

情報を紙台帳で保管している場合は、いざというときに探し出すのに苦労します。賃貸管理システムを導入すれば、入居者に関する情報はデータベースで一元管理されるので、検索してすぐに閲覧できます。

また、Excelファイルで顧客情報を管理しているところも多いでしょう。しかしExcelファイルでは、だれかがファイルを編集しているあいだは、ほかの人は情報を追加できません。

賃貸管理システムであれば、同時に複数人が作業でき、リアルタイムに情報が更新されます。業務を効率化でき、作業速度が上がるため、残業時間の大幅な削減も期待できるでしょう。

≪一緒に読みたい記事≫賃貸仲介の業務にはムダが潜んでいる?効率化できる“5つ”のこと

(2)ミスを減らせる

人力で書類作成や計算をしていると、どうしてもヒューマンエラーは起こりえます。例えば、入居者の退去時に原状回復費用や敷金を精算しますが、計算ミスや誤記入が起こることも少なからずあります。

賃貸管理システムでは、このような費用も自動計算できるため、ミスも起こりにくく、入居者とのトラブルも未然に防ぐことが可能です。

また、多くの物件を管理していると、毎日のように契約の更新日がやってきます。そのため「入居者に更新の連絡をするのをうっかり忘れてしまった」というミスも少なくありません。

賃貸管理システムでは、更新日が近づくとアラートを出し、そのうえ更新案内も自動作成できるので、対応もれが生じる心配もなくなります。

(3)オーナーとの関係が良好になる

賃貸管理システムでは、物件オーナーへの月次・年次の収支報告書も、ワンクリックで作成できるようになります。また、修繕工事を行った際の報告書もシステム上で作成できるので、スムーズな提出が可能です。

製品によっては、オーナーにシステム上で報告書を閲覧してもらえる機能もあります。オーナーが海外在住であっても、コミュニケーションロスが生じません。結果的に、オーナーからの信頼も高まり、良好な関係を築けるでしょう。

(4)入居者からの信頼が高まる

入居者からクレームが寄せられたとき、過去の対応履歴がわからないと、返答が後手にまわってしまいます。以前の担当者の記憶があいまいで、対応内容を覚えていないケースもあるでしょう。

そうしたトラブルを防ぐためにも、賃貸管理システムは役立ちます。システムの記録を見れば、過去にどんなクレームがあり、だれがどんな対応をとったかが一目瞭然です。過去の経緯を調べて、入居者に合わせて柔軟に対応できるのです。

また、共用部の修繕を依頼されたときにも、履歴が正確に残るため対応もれの心配がありません。結果的に、入居者からの信頼も高まるでしょう。

(5)紛失リスクが軽減される

顧客情報を紙ベースで保管していると、万が一の災害時に紛失するおそれがあります。賃貸管理システムでは、情報をすべてデータとしてサーバーに保存できるため、紛失リスクを最小限に抑えることが可能です。

また、Excelファイルで顧客管理をしている場合は、「誤ってファイルを削除してしまった」というケースも起こりえます。賃貸管理システムには自動バックアップ機能を持つ製品も多いため、大切な情報をなくすことなく保管しつづけられます。

(6)社内の連携が深まる

紙やExcelファイルで情報を管理している場合、社内全体での情報共有が進まなくなる懸念があります。担当者が不在のとき、どの書類を参照すればよいかわからなくなり、対応にとまどうケースもあるかもしれません。

賃貸管理システムでは、社内ですべての情報を可視化できます。入居者の情報だけでなく、物件ごとに修繕工事や点検の進捗も閲覧できるため、担当者が休暇中でもほかのスタッフがスムーズに対応できるでしょう。

また、Excelファイルを使っている場合は、Excel関数に詳しい人でなければ対応できないといったケースもあります。

賃貸管理システムは、特別な知識がなくても操作できる製品が多いので、スタッフのコンピュータースキルの有無にはあまり影響されません。そのため、作業が属人化することもなく、社内全体の生産性向上につながりやすいのです。

(7)利益が向上する

入居者を新たに募集する際、物件情報にどんなコメントを記入すべきか迷うこともあるでしょう。実際に、ポータルサイトからの反響獲得は、入居率を高めるうえで非常に重要です。

賃貸管理システムを導入すれば、ポータルサイトへ物件情報を登録する際に、より反響の集まりやすいコメントを自動で考案してくれます。製品によっては、何万とおりもの文面を考案できるものもあり、非常に便利です。

物件情報を最適化することによって、より集客力を高められ、さらには企業としての利益率の向上にもつなげられるでしょう。

賃貸管理システムを選ぶ際のポイントとは?

最後に、賃貸管理システムを選ぶときのポイントを5つ紹介します。
ぜひ実際に社内へ導入する際の、参考にしてみてください。

(1)必要な機能から選ぶ

便利なシステムを選びたいと思うと、どうしても機能が「多い」製品に目がいくかもしれません。しかし、あまりに機能が多すぎても、現場で使いこなせず逆に混乱を招くこともあります。

そのため、まずは「ポータルサイトへの掲載を効率化したい」「オーナーとのやりとりをスムーズに行いたい」など、自社の課題を整理することが大切です。必要な機能が搭載されたシステムを選べば、現場で活用しやすくなるでしょう。

(2)導入・運用コストを考える

賃貸管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、それぞれにコスト体系が異なります。

オンプレミス型は、システムとサーバーを自社で購入するため、初期費用が多めに必要ですが、運用費はかかりません。

一方のクラウド型は、インターネットを経由してシステム・サーバーを利用するため、初期費用は抑えられますが、月額の使用料がかかります。

初期費用と運用費、どちらを優先したいかを考え、自社に合ったタイプを選びましょう。

(3)操作のしやすさを考慮する

賃貸管理システムが現場に導入されれば、ITリテラシーにかかわらず、さまざまな人が利用するようになります。だれもが無理なく利用できるように、できるだけ簡単で操作しやすいシステムを選ぶようにしましょう。

例えば、「必要な機能をすぐに立ち上げられるか」「データを調べるときに検索しやすいか」などを確かめるとよいでしょう。操作性の高いシステムを導入することで、教育にかける時間や操作に慣れるまでの時間も短縮できます。

(4)他システムとの連携を考える

賃貸管理システムは単体でも十分便利ですが、ほかのシステムと連携させることで、さらなるメリットを得られます。

例えば、会計システムと連携させれば、賃貸管理システムで入力した会計情報が、会計システムにも連動して反映されます。つまり、会計システムを使う経理担当の手間を削減できるのです。

また、現在使っている旧システムとの連携が可能なら、データ移行もスムーズです。他システムとの連携可否も、確認しましょう。

(5)サポート体制の充実度で選ぶ

もしも現場でシステムの操作がわからなくなると、各種の連絡がとどこおり、最終的に入居者やオーナーに迷惑をかけてしまいます。そのため、緊急時に専門スタッフにすぐ相談にのってもらえるような、サポート体制がある製品を選ぶとよいでしょう。

例えば、「メールやチャットでも相談を受け付ける」「無料で相談にのってくれる」などのサービスは心強いです。サポート体制があれば、現場のスタッフも安心してシステムを運用できるでしょう。

まとめ

賃貸管理における業務は、賃貸管理システムの導入によって効率化をはかれます。賃貸仲介における各業務も、ITシステムの導入によって大きく効率が改善されることが多いです。

当社では、仲介業務における反響対応・追客を効率化できるシステム「CHINTAI BB」を提供しています。生産性や集客力アップ、そして人手不足の解消に役立つサービスです。賃貸仲介業務に課題をお持ちの方はぜひお気軽にご相談ください。

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