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予約管理システムとは?絶対失敗しない選び方やメリットなどを確認しよう!

ホテルや飲食店、サロンといった店舗では、ダブルブッキングや予約日の間違いなどのトラブルが起きてしまうことが少なくありません。

このようなトラブルを防ぐために、予約管理システムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。

今回は予約管理システムを選ぶポイントやシステム導入のメリットについて解説していきますので、予約トラブルにお悩みの方はぜひ参考にしてください。

予約管理システムとは?

予約管理

予約管理システムとは、予約やその変更、キャンセルなどの登録・管理をおこなうシステムのことで、ホテルや飲食店、カルチャースクールなどあらゆる業態店舗で導入されています。

予約管理システムが導入されることにより、高いアクセス数を獲得することが可能になります。

これまでは店舗への予約は電話を使って行う人がほとんどで、対応も比較的アナログなものが一般的でした。

しかし、今は予約専門サイトや店舗ホームページの予約フォーム(予約機能)、LINEなどさまざまな媒体があります。


便利になった一方、それら複数のネット予約機能を利用することによって、店舗での管理ミスなどのトラブルが増えています。

予約管理システムの登場によって予約情報を一元化することで、管理ミスを防ぐのはもちろん、業務の手間を省くことが可能になりました。

また、予約管理システムの種類によっては料金の決済ができたり、顧客データの整理や管理をする機能がついていたりするなど、利便性が高いものも多くあります。

必要な機能が搭載されている予約管理システムを導入することで、予約から決済管理、顧客管理まで業務がスムーズに行えるようになるでしょう。

予約管理システムを選ぶポイント

スケジュール管理

予約管理システムは、製品によって機能性や操作性などあらゆる違いがあります。

導入にあたり、ただ検索で上位にヒットしたもの、広告表示が出たものなどで安易にシステムを選んでしまうと「使い勝手が悪い」「スタッフの負担が増えた」といったトラブルが起こってしまうおそれがあります。

以下のポイントをしっかりと押さえて選ぶようにしましょう。

  • 操作性から選ぶ
  • 機能性から選ぶ
  • 導入実績やセキュリティから選ぶ
  • サポート体制から選ぶ
  • かかる料金から選ぶ

ここからは、上記のポイントについて詳しく解説していきます。

操作性から選ぶ

予約管理システムを選ぶうえで、特に重要となるのが操作性です。

ITの専門的な知識が必要だったり、予約確認や管理が複雑だったりすると、予約管理機能を覚える手間がかかるだけでなく、操作ミスによってシステムの利便性が失われてしまうかもしれません。

また、ユーザー側が利用しやすいかどうかといった点も考慮する必要があります。

入力する項目が比較的多く、入力の手間がかかるようなシステムでは、面倒に感じて予約を取りやめてしまうことになるでしょう。

「手軽に予約ができる」という利便性があってこその予約管理システムなので、操作性はしっかりチェックしましょう。

機能性から選ぶ

予約管理システムを選ぶ際、機能性も重要なポイントの1つです。

システムによって搭載されている機能は異なりますが、新しいモデルでは顧客管理機能や決済機能、分析機能など集客や管理に関する機能を搭載しているものもあります。

なお、これらの機能によって得られるメリットは後ほど詳しく説明していきますので、そちらもチェックしてみてください。

導入実績やセキュリティから選ぶ

予約管理システムはあらゆる企業が開発しているので、操作性や機能性だけでは選べないかもしれません。

そのような場合、導入実績やセキュリティの面から検討するのもおすすめです。

導入実績をチェックすれば、どのような業種や業態で使われているのか、どれくらいのニーズがあるのかがわかります。

仮に導入実績が豊富でない場合、早い段階で違うメーカーのシステムを検討できるため、悩む時間も少なくなるでしょう。

また、顧客管理を行う上ではセキュリティも重視する必要があります。

カード番号などは暗号化できるか、顧客データの管理者・閲覧者の制限ができるかなど、セキュリティ対策をしっかり行っているかどうか一緒にチェックしておきましょう。

サポート体制から選ぶ

予約管理システムの導入では、サポート体制が整っていることも重要な基準となります。

たとえば、飲食店やセミナー会場など多数のスタッフがシステムを使用する店舗・施設では特に、導入後にシステムの調子が悪くなってしまうことも少なくありません。

操作ができなくなったとき、すぐにサポートをしてもらえないとシステムが使えず、予約受付業務が滞ってしまうことがあります。

また、システムの導入直後にトラブルが起こり、契約を解除してしまおうかと悩む方も少なくありません。

このような場合、返金保証のサポートがついていないと違約金が発生してしまうので、導入後も安心して使えるようなサポートがついているものを選びましょう。

かかる料金から選ぶ

どんなに便利なシステムであっても、料金が高額で負担が大きいと継続利用ができなくなってしまいます。

料金プランは、基本料金に必要なオプション機能の料金をプラスするプランや、あらゆる機能をセットで契約すれば単体の機能を利用するよりもお得になるというプランなど、導入するシステムごとに異なっています。

しかし、内容をしっかり確認しておかないと、不要な機能分の料金を払ってしまうこともあるので注意してください。

なおシステムによっては、導入後2週間は無料で利用できるなどといった「お試し期間」が用意されているものもあります。

使い勝手があまりよくない場合、無料期間内に解約すれば費用はかからないため、予約管理システムの導入に悩んでいる方は無料お試し期間がついているものを選ぶのもおすすめです。

予約管理システムを導入するメリット

スケジュール管理

予約管理システムにはすぐれた機能がたくさん備わっています。そのため、導入することで以下のようなメリットを得ることができます。

  • 予約数が増える
  • 予約対応に割く時間が減る
  • 集客や販売促進が行える

金額的には安いものではないため、導入をためらってしまうかもしれませんが、上記のようなメリットを得ることができます。

うまく活用すればコストを上回るメリットを得られるので、賢く使って集客率のアップを図りましょう。

予約数が増える

スタッフが対応する場合、基本的に営業時間外は予約を受け付けることができず、顧客を取りこぼすことになってしまいます。

その点、予約システムは24時間365日稼働しているため、いつでも予約を受け付けられます。機会損失を防ぎ、予約数が増え、その分売り上げもアップするでしょう。

予約対応に割く時間が減る

インターネットやスマホの普及が進み、近年は電話だけでなく、ホームページやSNSなどさまざまな媒体で予約ができるようになっています。

従来はそれぞれの予約状況をチェックする必要がありますが、これらの予約状況をすべてスタッフが確認するとなると、多くの時間を割くことになってしまうでしょう。

予約対応は大切な業務ですが、それでも確認作業というのは利益に直結するものではありません。

予約管理システムを導入することで、予約の情報を一括管理できるようになります。

予約対応に割く時間を減らし、業務の効率化をサポートしてくれる優秀なツールといえるでしょう。

集客や販売促進が行える

従来の顧客管理では、キャンペーンやお得な情報を発信する際はDMを送る方法が一般的でした。

手間と時間がかかり、スタッフの負担の1つとなっていましたが、顧客管理機能に備わっている外部サービス連携機能によって、簡単にキャンペーン情報を拡散できるようになります。

また、予約の際にメルマガ登録やSNSをフォローしてもらうことで、お得なクーポンも配信できるようになります。

タイミングが合えば予約にも繋がるので、売上アップにも貢献するでしょう。

チラシやポスター、ネット広告などの販促費は、種類や掲載する期間によっては高額な費用がかかってしまいます。

顧客管理機能を活用すれば、予約管理システムの費用で販促費をまかなえるというのもメリットです。

予約管理システム導入前に確認したい注意点

予約管理システムには業務を効率化できる機能がたくさん搭載されていますが、うまく活用できなければ得られるメリットも半減してしまいます。

導入前に確認したい注意点として、以下のようなものが挙げられます。

  • 対応デバイスが限られている場合がある
  • あくまで集客のサポートをする機能である

対応デバイスが限られている場合がある

予約管理システムは、製品によっては対応するデバイスが限られていることがあります。

ターゲット層が利用するデバイスに対応しているか、しっかり見極めて導入しましょう。

近年はマルチデバイス対応のシステムも増えていますが、古いシステムやアップデートが遅いシステムの場合、

たとえばスマホに対応しているものでもバージョンによっては使えないことも多いです。

なかにはパソコンしか対応していないもの、スマホで操作はできてもデザインが対応していないものなど、システムによって対応デバイスにばらつきが見られます。

仮に若いターゲット層をねらってシステムを導入しても、スマホでの操作性が悪ければ集客には繋がりにくくなる場合もあります。

どのようなデバイスに対応しているのか、操作性に問題がないかをあらかじめ確認しておくようにしましょう。

あくまでも集客のサポートをする機能である

予約管理システムには、顧客分析機能や顧客管理機能がついているものもありますが、これらはあくまでも集客をサポートする機能であり、システムが集客を行うわけではありません。

たとえば、顧客分析機能により年配層に需要があることがわかっても、メルマガ配信やクーポン配布などのアクションを起こさなければ集客には繋がらないでしょう。

また、配信内容も定期的にアップデートしなければ読まれないまま削除されてしまうので、内容も時代やニーズに合わせたものに変えていく必要があります。

管理や集客のサポートツールとして予約管理システム活用しつつ、業務の効率化を図っていきましょう。

予約管理システムがおすすめの人はこんな人!

予約管理システムに魅力を感じても、コスト面や操作面などが心配で導入を躊躇される方も多いかもしれません。

しかしこれまで紹介したとおり、予約管理システムを導入することで多くのメリットが得られるようになるため、以下のような方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    POINT
  • ・営業時間外の予約を取りこぼしたくない人
  • ・予約数を増やしたい人
  • ・予約対応に手間がかかって業務に支障が出ている人
  • ・定期的にキャンペーンを打ち出し、クーポンの配布を行いたいと考えている人
  • ・効率よく集客できるツールを求めている人

上記のような方であれば、予約管理システムの導入によって、今まで抱えていた悩みが解消されるかもしれません。

たとえば、予約管理システムを使えば24時間予約を受けられるようになるため、予約数の増加が期待できます。

また、予約対応で業務に支障が出ている方であれば、管理の一元化で効率よく予約対応ができるようになるでしょう。

またこまめにメール配信をしつつ、コンテンツ作成を行っている方であれば、顧客管理機能を大いにに活かすことができ、販促先も広がるようになります。

もちろんシステムの導入には一定の費用がかかりますが、その分メリットも大きいです。お悩みの方はぜひ導入を検討してみてください。

まとめ

予約管理システムと聞くと、「難しい」「操作を覚えるのが面倒」などネガティブなイメージのほうが強いかもしれません。

しかし実際に導入することで予約に関するトラブルを防げる、予約状況を簡単に管理できるなどのメリットが得られるようになります。

予約管理システムの導入に不安があるという方は無料トライアルを実施している企業に連絡を入れて、まずは一度使ってみるところからはじめてみてはいかがでしょうか。

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