案件の進捗や顧客情報の管理を営業担当者だけに任せていると、組織全体で情報共有ができない上に、担当者の異動や退職の際にスムーズな対応ができません。
そこで必要となるのが案件管理ですが、具体的にどんなやり方で進めていけばいいのかわからず、ミスやトラブルが続いているという方も多いのではないでしょうか。
今回は、案件管理の目的と必要性について解説します。また、おすすめの案件管理ツールも紹介していきますので、導入を検討されている方は参考にしてみてください。
目次
案件管理は、進捗状況や顧客情報を管理するために行う作業のことです。
商談の始まりから契約までのプロセスを可視化することで、組織全体での適切なアプローチやサポートが叶います。「今回の商談はどのような内容だったか」などの情報をチーム全体で共有できれば、属人化防止にも繋がります。
案件管理をする目的と必要性は、主に4つです。
売上向上など、チームで目標を達成するためには、管理者が進捗状況を把握する必要があります。管理者が目標達成のために状況に応じて指示を出すことで、営業担当者は自身の営業活動に専念できるのです。
属人化とは、業務の進め方や進捗状況を本人しか把握していない状態です。営業担当者が休んだり退職したりすると、顧客情報や案件の具体的な進捗状況などがわからなくなり、業務が円滑に進まなくなります。
これまで営業担当者が個別で管理していた情報を組織で共有することで、担当者が不在になった場合でも案件の進捗状況の把握ができるようになります。
担当者が変わってもスムーズに案件を進めることができるため、顧客満足度の向上にも繋がるのです。
案件管理をすることで、商談の状況や結果の記録・管理が可能になります。営業担当者へ逐一確認をする必要がなく、必要な情報を必要なときに担当者以外でも確認することができます。
契約に至った理由や契約まで結び付けられなかった原因をアーカイブとして記録しておけば、次の案件に活用することができます。
また、新人育成の資料にもなるなど営業ノウハウの共有もでき、チーム・組織全体の営業力の強化に繋がります。
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案件管理を行う主な方法として、エクセル（Excel）と案件管理ツールの2つが挙げられます。
案件管理をスムーズに実施するためには、案件管理ツールの使用がおすすめです。ここからは、エクセル（Excel）と案件管理ツールの活用方法や、メリット・注意点について説明していきます。
エクセル（Excel）一般的な表計算ソフトですが、案件管理が実施しやすく、分析する項目や案件のステータス、対応メモを記入するなど、自社のスタイルに合わせてカスタマイズできます。
| メリット |
・会社のパソコンにExcelが入っている場合、導入コストがかからない ・臨機応変にカスタマイズができる |
|---|---|
| 注意点 | ・情報をリアルタイムに共有できない ・情報更新に気づかない場合がある ・外出先での確認や更新がしづらい |
エクセル（Excel）を使用するメリットは、導入コストがかからない点です。
会社のパソコンにExcelが入っている場合、システムを導入する必要がないため、コストをかけることなく各案件を管理できます。また、自社に合ったフォーマットにでき、変更が必要になった際にはすぐにカスタマイズできるのもExcelのメリットです。
一方で、情報をリアルタイムに共有できない点に注意が必要です。複数人で同時に編集ができないため、最新の情報をすぐに得られません。
1人が情報をまとめて更新する方法もありますが、手間がかかり更新も遅くなる可能性があり、案件に関わる人数が多ければ多いほどデメリットの面が目立ってしまいます。
案件管理ツールは、顧客情報の一元管理や案件の進捗状況をリアルタイムで共有できます。
データをグラフ化したり、リマインダー機能で対応漏れを防げたりできるので、進捗状況を可視化しながらの分析やフォローが可能です。
| メリット | ・情報をリアルタイムで共有できる ・全情報が紐付いている ・外出先でも確認や更新ができる |
|---|---|
| 注意点 | ・導入コストがかかる ・機能が複雑だと慣れるまで時間がかかる |
ツールによっては変更履歴を自動で記録するものもあるので、情報の更新の際も一目でわかります。
また、顧客情報や進捗状況などの情報が紐付いているので、情報ごとにシートやファイルを参照しなくていい点も見逃せません。
一方で、導入コストがかかる点に注意が必要です。
業務の効率化・見える化を図るためにコストをかけて導入しても、その機能が複雑では慣れるまで時間がかかったり、十分に活用できなかったりする可能性があります。
案件管理ツールは、以下の3つのポイントを押さえて選びましょう。
ひとつずつ見ていきましょう。
外出先で案件管理ツールを使用する機会も多いため、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも更新や確認ができるツールを選びましょう。
複雑な入力方法など、扱いが難しい案件管理ツールでは慣れるまでに時間がかかります。また、使用する全員が扱えるために、マニュアルがなくてもわかるようなシンプルなツールを選ぶのがおすすめです。
多機能であればあるほど効果があると考えてしまいがちですが、実際に使用するにあたって上手に活用できない場合があります。
機能を持て余すおそれもあるため、組織内で必要な機能が搭載された案件管理ツールを選びましょう。
使い始めるまでにさまざまな設定をする必要があったり、導入までに数週間かかったりするようなものは避けた方が無難です。
月額で利用できるクラウド型のツールや、無料トライアル期間があるものなら導入しやすい上に操作性も確認できます。
ここからは、おすすめの案件管理ツールを6つご紹介します。
それぞれの特徴を見ていきましょう。
https://product-senses.mazrica.com/
Sensesはカードのようなデザインで、進捗状況が一目でわかる案件管理システムです。Gmailやカレンダーなどのツールと連携ができるため、入力にかかる手間が省けます。
| 料金（月額） | 【Starter】25,000円 【Growth】100,000円 【Enterprise】300,000円 ※税抜き |
|---|---|
| 主な機能 | ・取引先企業の情報（企業概要、プレスリリース、有価証券報告書、財務情報）を自動取得 ・事前情報や取引先とのやり取りなど、行動履歴を登録・管理 ・アクションに関するフィードバックコメントを案件単位で時系列に管理できるコメント機能 ・売上実績や推移、着地見込みをダッシュボードで把握できるレポ―ティング機能 ・マルチデバイス対応 ・サポート機能 |
| 対応端末 | PC 、タブレット、スマートフォン |
| 運営元 | 株式会社マツリカ |
カード形式の直感的なデザインで、フェーズやステータスの変更もひとつの画面でできます。
また、GmailとGoogleカレンダーとの連携で、メール内容や予定を再入力する必要がありません。
取引先情報の自動取得や、引き継ぎやサポートの際の手助けとなるコメント機能など、営業活動に便利な機能が豊富に搭載されています。そしてマルチデバイス対応のため、外出先でも作業が可能です。
ドラッグ＆ドロップで、入力項目や画面レイアウトを簡単にカスタマイズできます。初期費用がかからず、エクセルや他社ツールからのデータ移行も簡単にできるため、導入のしやすい案件管理ツールです。
| 料金（月額） | 【スタンダード】1,440円 【プロフェッショナル】2,400円 【エンタープライズ】4,200円 【アルティメット】5,400円 ※税抜き |
|---|---|
| 主な機能 | ・顧客データをそれに関連する活動と紐付けて記録、管理するCRM（顧客管理）機能 ・CRMに蓄積されたデータを利用した営業活動を支援するSFA（営業支援）機能 ・CRMに登録された顧客に、マーケティングアプローチを実施し、結果の記録も自動化するMA（マーケティングオートメーション）機能 ・CRMに記録されたデータから必要な情報を自動集計する分析レポート |
| 対応端末 | PC、タブレット、スマートフォン |
| 運営元 | ゾーホージャパン株式会社 |
Zoho CRMは、自社仕様に合わせてのカスタマイズが可能です。チームや組織のニーズに合わせてカスタマイズできるので、導入後も定着しやすく長期的に使えます。
進行中のすべての案件をステージ別に表示することも可能で、担当者やエリア別など、各担当者がドラッグ＆ドロップで手軽に見られます。
また、レポート作成やメール送信など、業務で発生する一連の流れを自動化させることにより、定型業務にかかる時間の削減にも有効です。
https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/
案件に関する情報や状況を一目で確認できます。外出先でもリアルタイムで情報を共有でき、取引先までの経路検索や通話記録による情報更新など、いつでもスピーディーに営業活動できる案件管理ツールです。
| 料金（月額） | 【Essentials】3,000円 【Professional】9,000円 【Enterprise】18,000円 【Unlimited】36,000円 ※税抜き |
|---|---|
| 主な機能 | ・取引に関する社内からの活動履歴、主な連絡先や顧客とのやり取りの記録、社内ディスカッションの記録などをまとめて把握できる顧客管理機能 ・過去の案件をもとに見積もすぐに作成でき、どの取引でも、受注に必要な人材や情報にどこからでも常にアクセスすることが可能な案件管理機能 ・投資対象を的確に決定し、マーケティング活動が企業の収益に対してどのような影響を及ぼしているか一目でわかる見込み客管理機能 |
| 対応端末 | PC、タブレット、スマートフォン |
| 運営元 | 株式会社セールスフォース・ドットコム |
案件の進捗状況だけでなく、取引額や競合相手の情報など、案件に関する詳細情報を一目で把握できます。
各メールと連携できるので、操作方法を変更することなくこれまで通りの業務が可能です。またメールの自動同期により、チーム・組織全体で最新情報の共有ができます。
https://ksj.co.jp/knowledgesuite/
サービスイメージに合ったアイコンの表示で、誰が見てもわかりやすいデザインが特徴です。
ユーザー数無制限で、必要なときに必要な分だけ利用できる料金体系で、コストを最小限に抑えられます。
| 料金（月額） | 【グループウエア】10,000円 【SFAスタンダード】50,000円 【SFAプロフェッショナル】80,000円 ※税抜き |
|---|---|
| 主な機能 | ・SFA/CRMツール・システム GRIDY SFA ・名刺管理サービス・名刺デジタル化 GRIDY 名刺CRM ・オンライン名刺交換 GRIDY Web名刺交換サービス ・メール配信管理サービス GRIDY メールビーコン |
| 対応端末 | PC、タブレット、スマートフォン |
| 運営元 | ナレッジスイート株式会社 |
増やすカスタマイズではなく、減らすカスタマイズが可能な案件管理システムです。チーム・組織に必要な機能だけを取り入れられるので、ツールの定着がしやすい点が特徴です。
また、情報の「見せる・見せない」を自由に設定でき、必要な情報を必要な人にだけ表示できます。
初期費用不要、アカウント無制限で使え、利用した分だけ支払う従量課金型なので、余分なコストをかけずに導入可能です。
5,500社以上の導入実績と利用継続率95％を誇る「eセールスマネージャー」。日本の営業スタイルに合わせた豊富な機能や、導入〜定着まで支援するサポート体制が特徴です。
| 料金（月額） | 【スタンダード】11,000円 【ナレッジシェア】6,000円 【スケジュールシェア】3,000円 |
|---|---|
| 主な機能 | ・CRM/SFA機能 ・マップ上で簡単に訪問計画や活動報告ができる地図機能 ・名刺OCR・デジタル化 |
| 対応端末 | PC、タブレット、スマートフォン |
| 運営元 | ソフトブレーン株式会社 |
手厚いサポート体制と導入しやすい価格で、運用しやすい案件管理ツールです。案件ごとに顧客情報や進捗状況、関連資料などの詳細が集約されています。
タイムライン形式で活動履歴が見られるので、部下に対する指示出しも容易です。また地図機能により、地図上からの活動報告が可能である他、訪問計画が立てられる点もポイントです。
https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/
自由なカスタマイズで、現場レベルで必要な項目を設定できます。視覚的にわかりやすいデザインで、一画面で必要な情報を確認できる案件管理ツールです。
| 料金（月額） | 問合せ（無料トライアル可） |
|---|---|
| 主な機能 | ・顧客管理、案件管理、活動管理、プロセス管理 ・集計分析、レポーティング ・帳票出力、スケジュール管理 |
| 対応端末 | PC、タブレット、スマートフォン |
| 運営元 | 株式会社ジャストシステム |
入力された情報をリアルタイムで集計してチャート表示されるなど、一目で状況を把握できるデザインです。また分析もしやすく、素早く営業活動の課題を見つけられます。
表示や入力項目の変更もマウス操作で簡単に行えるため、プログラミングの知識やベンダーへの依頼も不要な上に、状況に合わせて必要な項目を追加することも可能です。
目標達成のためには、営業担当者個人ではなくチーム・組織全体で情報共有し、進捗状況を可視化するのが大切です。
また案件管理ツールを利用することで、生産性のアップや顧客満足度の向上などが期待できます。案件管理ツールを有効に活用し、営業活動の改善を実現させましょう。
弊社が提供している不動産業者向けの業務支援システム「反響管理FA」も、営業進捗が可視化できるツールのひとつです。
優先順位や進捗ごとにユーザーを一覧表示でき、顧客管理業務を効率的に進められるシステムですので、不動産業者様はぜひご検討いただけると幸いです。
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