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種類が豊富なWeb会議ツール!メリットを生かして業務効率を上げよう

はじめに

離れた場所からでも会議に参加できるWeb会議は、テレワークの普及率が高まったことで一気に身近になりました。それにともない、多くのWeb会議ツールが登場しています。ここではWeb会議を利用するメリットや、自社にあったWeb会議ツールを選ぶポイントを紹介します。

Web会議ツールとは

まず、Web会議とWeb会議ツールについて確認しましょう。

インターネット環境があれば会議に参加できるのがWeb会議

インターネット回線に接続して、パソコン、タブレット、スマートフォンなどを使い、遠隔地にいる相手と画面上でやりとりを行うのが「Web会議」です。

Web会議ツールは、映像だけでなく「音声」「チャット」など複数のコミュニュケーション手段があるのが特徴です。また、参加者のパソコン画面を通して資料を共有することで会議をより円滑に進められ、会議を録画して議事録として活用することも可能です。

Web会議を行うためのサービスを総称して「Web会議ツール」と呼びます。現在、有料・無料を問わず多くのWeb会議ツールが提供されています。

Web会議とテレビ会議との違い

Web会議と似たしくみに「テレビ会議」があります。テレビ会議は画面越しに会議を行います。遠隔地にいる相手とやりとりする点はWeb会議と同じですが、テレビ会議の実施には専用回線と専用機器が必要です。そのためテレビ会議専用の部屋やミーティングルームなど、回線を設置した所定の場所でしか開催できません。Web会議とは利便性が異なるのです。またテレビ会議は原則として「映像と音声」のみの対応で、チャット、資料共有などの併用ができません。

Web会議をするメリット

Web会議は専用の機器ではなくツールをダウンロードして使用するため、インターネット回線と各種デバイスがあれば、場所を選ばすに会議に参加できます。それによって次のようなメリットを得られます。

移動時間や会議室を確保するといった事前準備が不要。会議を開催する者、参加者双方の負担が軽減し、業務効率化にもつながる

移動にかかる交通費や会場にかかる会場費が原則不要。また、紙資料や出席者の飲料の準備も不要なため、開催費用の削減も可能

テレワーク時でも会議の実施が容易になるので、多様な働き方が実現できる。またテレワーク時に限らず、「電車で移動中に音声で参加」「出張先から参加」など柔軟に利用できる

Web会議にはメリットが多くありますが、会議を円滑に進めるためにはWeb会議ツールの使い方に慣れておかなければなりません。なお、Web会議の実施においては、動画や音声などの基本的な性能が安定していることが前提になります。

Web会議ツール 機能の比較表

使い勝手や性能に不足があるWeb会議ツールでは、会議の精度が落ちる可能性があります。一般的にはどんな性能があるのか、知名度の高いツール3つについて機能を見てみましょう。各Web会議ツールには有料・無料版がありますが、ここではおもに無料版を念頭に置いて性能を紹介します。

Web会議ツール1:知名度抜群の「Zoom」

ZoomはWeb会議に特化したツールです。主催者が会議のリンクを生成し、参加者はリンクを共有することで会議に参加できます。おもな特徴は次のとおりです。

参加者はブラウザー上でWeb会議が可能

参加者のデバイスは選ばない(スマートフォンもしくはタブレットの場合は専用アプリをダウンロード)

時間は1対1の場合は無制限、グループの場合40分まで(有料版なら最大30時間)

画面共有や録画が可能

<そのほかの機能や特徴>

会議の録画は可能ですが、無料版はデバイスへのローカル録画となります。有料版ではクラウド上に録画することが可能です。無料版のほかに有料プランとして、小規模チームに適した「プロ」、中小規模の企業向け「ビジネス」、それ以上の企業向けの「ZOOM UNITEDビジネス」の3つがあります。自社の規模や利用目的に応じてプランを選べるでしょう。

Web会議ツール2:マイクロソフト社の「Skype」

Skypeはもともと、無料で電話やテレビ電話などができるツールでした。どちらかというと、個人間のコミュニケーションに適したツールでしたが、需要の高まりからビデオ会議にも対応するようになりました。Zoomと同様に主催者がリンクを生成し、参加者はリンクを共有することで会議に参加できます。

参加者はブラウザー上でWeb会議が可能

参加者のデバイスは選ばない(スマートフォンもしくはタブレットの場合は専用アプリをダウンロード)

時間は1 回の通話は最大 24 時間

画面共有や録画が可能

<そのほかの機能や特徴>

通話を記録・保存してあとで確認することができ、記録は最大30日間保管されます。また、もともと無料通話サービスがメインのツールだったため、通話機能が充実しています。有料版ならSkypeを利用していない人にも架電可能です。有料版は定額制のため、世界各地に格安価格で通話ができます。 代表的なWeb会議ツールを3つ紹介しました。 Web会議は無料でも実施できますが、無料版の場合は時間や録画機能に制限があるケースが多くなります。少人数での会議や打ち合わせをWeb上で行うだけなら無料版でも問題ないでしょう。しかし、参加者が多い場合や、議事録を正確に残したい会議であれば、有料版のほうが向いているといえそうです。

自社にとって有益なWeb会議ツールを選ぶには

有料のWeb会議ツールを選ぶ場合、コストをかけて選ぶ以上は、メリットの多いWeb会議ツールを選びたいところです。自社に合ったWeb会議ツールを選ぶコツを紹介します。

Web会議ツールはその用途を見極める

不動産・仲介会社においてWeb会議は、テレワーク時に行う社内会議としてだけでなく、「オンライン接客」や「IT重説」を行うための重要な手段です。オンライン接客とは、オンラインで行う物件紹介や内見の総称で、IT重説は、賃貸契約の前に顧客に行う重要事項説明をオンライン上で行うことです。

社内会議のためのWeb会議ツールと、顧客に対するオンライン接客のためのツールをそれぞれ使い分ける方法と、統一する方法があります。オンライン接客やIT重説に社内会議と同じWeb会議ツールを利用予定なら、画面共有時の画面の見やすさや時間制限の有無は非常に重要です。また、IT重説を行う際は、トラブル防止のため録画機能の充実も必須です。

自社の会議で重視されることを明確にし、ほしい機能が充実しているWeb会議ツールを選びましょう。

オンライン接客については「不動産・賃貸仲介会社のオンライン接客‐メリット・注意点を紹介」で、IT重説については、「IT重説とは?メリット・デメリットからやり方まですべてを紹介」で詳しく紹介しています。

Web会議ツール/無料版と有料版の違いは

Web会議ツールは、無料版より有料版のほうが機能性が高くなることは既述のとおりです。セキュリティ対策やトラブル時のサポートも、有料版のほうが優位な傾向にあります。


例えばトラブル時の対応は無料版の場合、一般的にヘルプの参照やAIチャットによる自己解決が基本です。有料版になると、「24時間カスタマーセンターでの電話サポートが受けられる」といった手厚い体制が多いようです。

使い勝手の良さや録画機能の有無といった、実用面も重要ですが、セキュリティやサポート面にも着目することで、安心して利用できるWeb会議ツールを選択することが可能になります。

Web会議ツールを導入するなら、さまざまな側面から選ぼう

Web会議ツールは多くの種類が出ていますが、コストをかけて導入するなら、性能が良く使い勝手の良いものを選択したいですね。 不動産・賃貸仲介会社においてWeb会議ツールを導入する際は、同時に賃貸管理体制のIT化も検討することをおすすめします。Web会議を導入しても、賃貸情報が紙ベースやローカルファイルベースだと、Web会議で顧客や図面の情報共有が難しくなるためです。


反響対応や顧客管理を一元化して行える「CHINTAI BB」なら、賃貸管理のIT化だけでなく、メール自動返信や各種オンライン接客にも対応しています。無料でデモンストレーションを行うことも可能です。詳しくは「CHINTAI BB」をご覧いただき、お問い合わせフォームよりご連絡ください。


【参考】

プランを選択|ZOOM

Skypeでの電話会議をクリック1回で開催|Skype

高品質のビデオ会議を誰でも無料で|Google Meet

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