CHINTAI BB

画像:不動産管理システムとは?その概要や役割、メリットを解説
お知らせ

不動産管理システムとは?その概要や役割、メリットを解説

はじめに

不動産管理業務は「賃貸管理」と「建物管理」の大きくふたつに分類できます。賃貸管理は賃貸に関するマネジメント、建物管理は物件のメンテナンスが主な役割です。これらをすべて手作業で行うと手間がかかるうえ、作業もれも生じやすく、顧客からのクレームが多発する可能性があります。

手間のかかる管理業務を自動化して、社員が顧客対応に集中できる環境を整備する方法として効果を発揮するのが、不動産(賃貸)管理システムです。今回は、不動産管理業務を効率化するシステムを導入するメリットや、おすすめのシステムを紹介します。

不動産(賃貸)管理システムとは?

不動産(賃貸)管理システムとは、具体的にどういったシステムなのでしょう。ここでは、「賃貸管理」「建物管理」に分け、それぞれの主な役割を見ていきましょう。

賃貸管理の概要

賃貸住宅で大家の代行として、賃料の入金状況、督促、更新や解約の手続き、自社Webサイトに掲載した空き室情報の登録管理などを行います。また、入居者から寄せられた修繕依頼や要望などを管理し、迅速な対応を行えるようにします。

建物管理の概要

担当するビルや建物の管理を行います。エレベーターの保守点検や各設備の維持管理など、法律で定められた点検業務の時期や、大規模修繕工事のスケジュール調整といった点検・管理業務を自動化します。また、ビルの清掃、ゴミの管理、植栽の維持といったマネジメント業務もすべて自動で管理します。

不動産(賃貸)管理システム導入のメリット・デメリット

不動産(賃貸)管理システムを導入すれば、自動化により業務効率化が実現します。ほかにも、次のようなメリットが考えられます。

不動産(賃貸)管理システム導入のメリット

ケアレスミスの軽減

これまで手作業で行っていた事務作業が自動化されるため、ケアレスミスの軽減が実現します。特に金額のミスや契約時のミスは自社にとって大きな損失につながる場合があるため、ケアレスミスの軽減は大きなメリットといえるでしょう。

また、つい忘れてしまいがちな、マンションや賃貸住宅の保守点検業務のほか、住民からの修繕依頼といったイレギュラー業務も、システムで管理するためもれがなくなります。これにより、住民の満足度も上がり、結果的に空き室リスクの低減が期待できるのもメリットのひとつです。

情報漏えいリスクの低減

顧客の賃貸入金状況や契約書など、不動産(賃貸)管理業務で扱う情報の多くは、外部にもらしてはならない個人情報です。これらを紙の状態で保管していると、万が一の際に漏えいするリスクが生まれます。しかし、システム導入により、紙書類をセキュリティ対策を講じたうえでデジタル化すれば、そうしたリスクを低減できます。

社員のワークライフバランス向上

従来は事務作業に時間がかかり、本来の業務を営業時間外にこなしていたケースも少なくありません。しかし、時間と手間がかかる業務を自動化することにより、社員は営業時間内に生産性の高い業務に集中できるようになります。その結果、残業時間が減少し、ワークライフバランスの向上も実現するでしょう。

不動産(賃貸)管理システム導入のデメリット

不動産(賃貸)管理システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、デメリットも存在します。

導入コストがかかる

当然ながら、システムの導入にはコストがかかります。そのため、費用対効果をしっかりと検討したうえで、予算組みをしなくてはなりません。

社員のITリテラシーにより効果が薄れるリスクがある

システム導入時、ツールの扱いに慣れていないと、効果を実感するまで時間がかかってしまう場合があります。社員のITリテラシーに差があると、システムを導入しても紙資料と電子化が混在し、かえって業務が混乱してしまうでしょう。これを避けるには、事前の教育が欠かせません。

主な不動産(賃貸)管理システムの紹介

不動産(賃貸)管理システムを選択する際は、「自社にとって何を自動化したいのか」「予算はどれくらいあるのか」「だれでも簡単に操作できるか、またサポート体制は整っているか」「既存システムとの連携は可能か」などを基準として検討しましょう。

主な不動産(賃貸)管理システムを紹介します。

PlannerEX(株式会社システムズナカシマ)

ビルやマンションなど建物ごとの台帳管理と点検予定スケジュール管理を行えるシステムです。過去の点検実績や契約台帳からのスケジュール作成が可能なため、点検もれのミス軽減が実現します。また、契約情報や点検スケジュールを携帯端末から確認できるため、営業社員の業務効率化も可能です。

さらに、点検完了後の管理、未作業箇所の可視化など、作業管理機能もあり、ビル、マンション管理でかかる多くの手間が軽減します。

ReDocS(Bambooboy株式会社)

クラウド型の賃貸管理ソフトで、オーナー精算明細、月次報告書などの書類作成、契約情報の管理、更新対象者の抽出などの負担を軽減します。また、家賃の入金管理や解約(敷金)精算といった金銭管理も行えます。

30日間の無料トライアルがあるので、とりあえず管理システムを試してみたいといった場合に利用してみるといいかもしれません。

i-SP、SP-Cloud(株式会社ビジュアルリサーチ)

オンプレミス型でハイエンド向けのi-SP、クラウド型で快適な操作が可能なSP-Cloud があり、自社の規模や利用目的に合わせてどちらかのタイプを選択できます。i-SPは管理戸数10,000戸以上でも高速処理が行え、業務内容に応じて柔軟なカスタマイズが可能です。

SP-Cloudは、導入後すぐに利用できるうえ、登録戸数に応じた価格設定になっています。そのため、まだ取扱戸数が少ない店舗でも利用しやすいかもしれません。

賃貸名人(株式会社ダンゴネット)

さまざまな管理、物件検索、書類作成機能を持ちながらも、低コストでの導入が可能となっています。社員が自宅で利用できるプランもあるため、新型コロナウイルス感染対策として在宅ワークする際にも利用しやすいでしょう。

不動産管理システムの導入と同時に反響管理の自動化もおすすめ

不動産(賃貸)管理はやるべきことが多いうえ、そのほとんどが細かい作業なため、手作業ではもれやミスが起こりがちです。また、事務作業にばかり時間をとられてしまうと、肝心の顧客対応がおろそかになってしまい、生産性も落ちてしまいます。そこで重要になるのが、事務作業の自動化です。今回紹介した不動産(賃貸)管理システムを活用すれば、手作業では煩雑で手間のかかる業務も自動で行えるようになり、大幅な業務効率化が実現します。また、不動産(賃貸)管理システムによる自動化に加え、反響管理の自動化も行えば、顧客が競合に流れていくリスクを軽減し、さらなる生産性向上が期待できるでしょう。

「CHINTAI BB」では、Webサイトを見た顧客からのメールに対する自動返信や顧客管理、物件提案の自動化、追加提案など、反響営業に必要な事務作業の多くの自動化が可能です。こちらから詳細を確認いただけます。業務効率化や生産性向上に課題を感じているなら、ぜひご検討ください。

メルマガ無料登録

サービスに関する最新情報やお役立ち情報をいち早くお知らせいたします。

賃貸仲介業務を
もっと楽にしませんか?

サービスの詳しい資料はこちらのページ
ダウンロードいただけます。

サービス導入にあたりご質問がある方は
こちらからお問い合わせください。

システム導入前に無料で
デモンストレーションを体験できます。